In the last article — How To Stay Organized — at the beginning I talked about the New Year’s resolutions; and how we promise that in the new year we will finally get our lives together. This is also related to fighting procrastination — something that each of us has a problem with. There are days when there’s too much to do, and just looking at your to-do list gives you a headache; but there’s no motivation, the bed never looked more comfortable, and every few minutes we end up scrolling through social media and playing games on the phone.
Being productive is something most of us have to learn. And it’s not an easy way; especially because, according to recent studies, a person can only pay attention for eight seconds — then he’s distracted. And that’s very short. Therefore, today I will share with you my three essential tips on how to increase your productivity and ensure that your to-do list is empty by evening.
Time Blocking
Time blocking — a method where you plan exactly in what sequence you’ll do tasks and how much time you spend on each of them. To be honest, I don’t like time blocking — because I look at the clock every few seconds to make sure I keep up with my schedule, and if I can’t stick to it, I’m a bit stressed about not being able to keep up with all the other tasks; but over ninety percent of the times, it works for me.
Important is to be rational and objectively determine how much time you need for which task. Writing a blog article takes me an hour or two (depending on what topic I’m going to focus on and whether I need other materials), installing a template about thirty minutes, I need at least a quarter of an hour to write emails, and I want to focus on coding a new template for my Etsy store for three hours. I know what I can do in the morning and what’s left for the afternoon, inbetween which tasks I’ll have lunch, and when and how long my breaks will be. Thanks to that I can do what I need, but I don’t feel like I’m working non-stop and I have time for one or two episodes of a TV show or occasional Instagram checks.
Calm, clean, and prepared place
You certainly don’t want to clean your desk when you know how many duties await you, but it’s worth it. An organized job place helps you be more productive — because it can’t happen that you’ll get distracted by a random paper or a book you’re currently reading. Clean desk can also motivate you to work with energy, and you’ll accomplish one task after another.
This also includes “getting ready” for any other things that may distract you later — that is, opening the window in your room, bringing a glass or a bottle of water, and turning off your phone notifications before you sit down.
Rewards
The thought of a reward can be the greatest source of motivation to complete a task. It can only be a few minutes’ break to get some fresh air on the balcony to clear your head or check your social media. It can also be a reward in the form of food — if you have a chocolate bar in your kitchen cabinet, yesterday you bought your favourite ice cream or you want a cake, it can also encourage you to finish your tasks. Or tell yourself that if you now pay all your attention to your responsibilities, in the evening you’ll watch a film you really wnt to see, or an episode of your favourite TV show that will be a sweet treat after a day full of hard work.
V poslednom článku — Ako zostať organizovaný — som hneď v úvode hovorila o novoročných predsavzatiach; a tom, ako si v novom roku sľubujeme, že svoj život dáme konečne dokopy. S tým súvisí aj boj s prokrastináciou — niečo, s čím má problém asi každý z nás. Sú dni, kedy je povinností príliš veľa a už len pri pohľade na zoznam úloh, ktoré musíme v daný deň splniť, sa točí hlava; no motivácie niet, posteľ sa nikdy nezdala byť pohodlnejšia a každých pár minút akosi skončíme pri sociálnych sieťach a hrách v mobile.
Byť produktívny je totiž niečo, čo sa väčšina z nás musí naučiť. A nie je to jednoduchá cesta; najmä preto, že podľa posledných štúdií dokáže človek udržať pozornosť len osem sekúnd — potom ho už niečo rozptýli. A to je veľmi málo. Preto sa dnes s vami podelím o moje tri zásadné tipy, ako zvýšiť svoju produktivitu a zaručiť, že do večera bude i váš to-do list prázdny.
Plánovanie dňa
Time blocking — metóda, pri ktorej si presne rozvrhnete, v akej postupnosti budete vykonávať úlohy a koľko času venujete každej z nich. Ak mám byť úprimná, nemám rada time blocking — pretože môj pohľad každých pár sekúnd uteká k hodinkám, aby som si bola istá, že dodržiavam svoj plán, a ak sa mi nedarí držať sa ho, som v menšom strese z toho, že nebudem vedieť dodržať ani všetky ďalšie úlohy; ale aj tak u mňa funguje na viac ako deväťdesiat percent.
Dôležité je byť racionálny a objektívne si určiť, koľko času potrebujete na ktorú úlohu. Písanie článku na blog mi trvá hodinu až dve (záleží od toho, k akej téme sa idem vyjadriť a či k tomu potrebujem aj iné materiály), inštalovanie šablóny približne tridsať minút, na odpisovanie emailov potrebujem minimálne štvrťhodinku a tri hodiny sa chcem venovať príprave a kódovaniu novej šablóny pre môj Etsy obchod. Podľa toho viem, čo môžem urobiť ráno a čo mi odstane na poobedie, medzi ktorými úlohami si dám obed a kedy a aké dlhé budú moje prestávky. Vďaka tomu stihnem spraviť to, čo potrebujem, no nemám pocit, že pracujem non-stop a ostane mi čas aj na jeden či dva diely seriálu alebo občasnú kontrolu Instagramu.
Pokojné, čisté a pripravené miesto
Určite sa vám nechce upratovať stôl, keď viete, koľko povinností vás čaká, ale stojí to za to. Organizované pracovné miesto vám pomôže byť viac produktívny — pretože sa nestane, že vás rozptýli nejaký pohodený papier alebo rozčítaná kniha. Poriadok na stole tiež dokáže namotivovať k tomu, aby ste sa do práce pustili s chuťou a energiou, a lepšie sa vám bude spĺňať jednu úlohu za druhou.
Pod tento bod patrí aj to, aby ste sa “pripravili” na všetky ďalšie veci, ktoré vás môžu rozptýliť neskôr — teda predtým, než si sadnete, v izbe vyvetrajte, prineste si pohár alebo fľašu vody a vypnite upozornenia v mobile.
Odmeny
Vidina odmeny môže byť najväčším zdrojom motivácie k dokončeniu nejakej úlohy. Môže to byť iba párminútová prestávka, počas ktorej sa pôjdete nadýchať čerstvého vzduchu na balkón, aby sa vám prečistila hlava, alebo skontrolujete sociálne siete. Tiež to môže byť odmena v podobe jedla — ak sa vám v skrinke v kuchyni skrýva tabuľka čokolády, včera ste si kúpili svoju obľúbenú zmrzlinu alebo máte chuť na koláč, aj to vás môže povzbudiť k dokončeniu povinností. Alebo si povedzte, že ak teraz venujete všetku svoju pozornosť povinnostiam, večer si pustíte film, na ktorý sa neviete dočkať, alebo diel obľúbeného seriálu, ktorý bude sladkou bodkou za dňom plným namáhavej práce.
